知らないと危険!取引先や上司に使用NGな言葉とやっちゃいけない行為

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スマホが一般的に利用されるようになり通信手段が増え、ITとはあまり縁がないように思えるビジネスでも、SNSやメッセンジャーアプリを多用してお客様と連絡を取り合うのが当たり前になりました。

以前は、実際にお客様とお会いしてその場でお話をする機械の方が圧倒的に多く、敬語の使い間違いなどのちょっとした失礼は時間の経過と共に記憶から消えていってくれました。(「言った言わない」のトラブルは多発していましたが)

しかしチャットやメールが多用されるようになった今、会話記録という形で、エビデンスだけでなく、その「失礼」までもが記録されるようになりました。

これ、地味に恐ろしいのですよね。チャットしているその瞬間は気にしなくとも、あとで何度も「失礼」部分が目に触れてしまうことで、相手を「とても失礼なことをされた」気分にさせてしまう呪いのような効果を持っています。

人間ですから「やってしまう」ことはあります。たとえ誠意を持って話をしていたとしても、言葉づかいひとつで印象を悪くしてしまうことは多々あるのです。とはいえ、自分の知識不足で相手に不快感を与えてしまうのはあまりにもったいないですよね。そして、チャットやメールは冷静に読み返すことができるツールでもあります。益々、知識不足の残念加減が痛々しいことに・・・。ということで、使用NGな言葉をチェックしていきましょう。

お客様や上司に使うと失礼にあたる言葉

「ご苦労さまです」

「ご苦労さまです」は目下の人に対して用いる言葉です。一般的には目下から目上の方に使う言葉は「お疲れさまです」が良いとされています。ひとつ注意しておきたいのが、この「お疲れ様です」という言葉、実際にビジネスの場面では本来の意味よりも、「挨拶」として使われるケースの方が多いということ。そもそも「ご苦労さま」や「お疲れさま」は労いの言葉です。目下の人間が目上の方に使うべきではないと考える方も一定数いらっしゃるでしょう。ですから、挨拶として使う場合も「お先に失礼します」など、別の言葉も頭に入れておいた方が良いです。お客様に向かっては使う場面は、かなり限られますね。(考えましたが出てきませんでした)

「了解です」「了解しました」

「了解しました」は同僚や目下に対して使う言葉とされています。厳密にいうと失礼にあたる訳ではない・・・との意見もありますが、現役のビジネスパーソンの間では、失礼に当たるというのが主流です。そしてこの言葉は会話に頻出する言葉のため、特に気になりやすい言葉。「俺は本来の日本語の意味を信じる!!」と、あえて「了解しました」と使う必要は皆無。「承知しました(承知いたしました)」「承りました」と使いましょう。

「参考になりました!」

この言葉の意味を考えてみましょう。「参考」とは「考えの足しにする」という表現ですよね。お客様や上司の発言に対し「そういう考え方もあるんですね、僕の意見の足しにしますよ」なんて言ってしまう場面を想像すると、寒気がします。「大変勉強になりました」と用いるようにしましょう。

他にも、お客様や上司に用いるべきではない言葉はいろいろあります。

  • 「すいません」
  • 「なるほど」
  • 「我が社」
  • 「どうしますか」
  • 「させていただいております」

パッとみて、丁寧な言葉に見えるものもありますが、これらはビジネスシーンにおいてはNGとされている言葉たちです。

「すいません」とか「なるほど」は口語として馴れ親しんでいる言葉なので、ついつい使ってしまいがちなのですが、気をつけなければなりませんね。この記事を書いているわたしも、ついつい口から出てしまう表現です。本当に気をつけねば・・・。

目上の立場でもご注意を!メールやチャットでの注意や指摘

自分はコミュニティ内で立場が上の方だから大丈夫だという方も、注意が必要です。何に注意が必要か?それは「メールやチャットで注意する」ことです。怒ることは言語道断ですが、叱る・注意する・ちょっとプレッシャーをかけるなどの行為はやめるべきです。

発信側はその時「ほんのちょっと」指摘しただけのことかもしれませんが、受信側は何度も何度も無機質な文字に責められ続けることになります。これにより、必要以上に重く受け止め病んでしまうケースも考えられますし、1度しか言われていないのに何千回も注意されたように錯覚して、逆恨みされてしまうこともあるかもしれません。

やはり注意や指摘を行う場合は、直接顔を見て、空気感を確認しながら行うべきです。直に接していれば、フォローアップもすぐにできますしね。

もしも、どうしてもメールやSNSで注意する必要がある時は、相手との関係が切れることを覚悟してやりましょう。(ただ不思議なんですが、どうしてもメールで伝えなければならない相手というのは、結構タフな精神を持っているのかなんなのか、切々と文書を書き連ねても伝わらないことがあります・・・)

まとめ

日本人は「空気を読む」という特殊能力も持っています。その場の雰囲気から状況を察し、相手の気持ちを憶測して判断する能力です。直に接してお話をしていれば、この特殊能力が互いに作用し大きなトラブルに発展することは少ない・・・(と思いたい)ですが、チャットやSNS、メールでは特に注意していきたいですね。

そして、話は外れてしまいますが、インターネットを多用する現代だからこそ「人と直接会う」という行為が、とても必要な行為だなと強く感じる今日この頃です。

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